Dispone el Art. 19.1 de la Ley de Propiedad Horizontal, que los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registro de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga.

Art.19.2 dispone que el acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

a) La fecha y lugar de celebración. b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido. c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria. d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación. e) El orden del día de la reunión. f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

Y, viene al caso el título de este artículo, lo dispuesto en el apartado 2 f), ya que es una de las cuestiones que más preocupa a los administradores de fincas cuando actúa a su vez de secretario de la Junta de propietarios, por las innumerables situaciones que se crean en el propio acto de la junta.

El expresado 19.2 f) contempla lo que se debe incluir en el acta  son los acuerdos adoptados, con indicación de los que votaren a favor o en contra y sus coeficientes de propiedad. Las abstenciones no son necesarias, ni obligatorias su inclusión para la validez del acuerdo, pero lo que suele dar lugar a los mayores problemas, son las peticiones de comuneros que solicitan del secretario que hagan constar determinadas observaciones que presentan en el momento, bien sea verbal o por escrito y entienden de cierta importancia.

A este respecto la Ley de Propiedad Horizontal no admite en precepto alguno que se tengan que hacer constar las observaciones de los asistentes a la junta. Otros piden que se incluya en el acta el texto de un escrito que presentan en ese acto, o que se remita a los propietarios como anexo al acta una carta con sus observaciones, peticiones, etc.  y al respecto nada obliga a estas cuestiones, y nada dispone la Ley para su inclusión en el acta, ya que estas peticiones no tienen cobertura legal. La Ley solo determina la inclusión de los acuerdos y lo que fuese relevante para ello (votos y cuotas).

La inclusión de peticiones y escritos, no tienen repercusión positiva alguna para la comunidad ni para los propietarios, ya que estas aportaciones voluntarias tampoco tienen repercusión jurídica para la vida comunitaria, y por contra, algunas veces solo vienen a perjudicar a las partes en cualquier tipo de proceso.

Aceptar estas peticiones, acaban determinando que sean los propietarios los que disciplinan el régimen de la comunidad, en vez de la propia Ley y el asesoramiento legal del administrador, ya que el acta es una de las actividades de más trascendencia en el trabajo del administrador, que no puede terminar convirtiéndose en cúmulo de observaciones, escritos, incluso insultos, amenazas, pues las juntas, algunas veces las carga el diablo, y de nada sirven las inclusiones, y  solo vienen a desvirtuar los acuerdos y a complicar la vida entre propietarios y la comunidad.

En otro artículo trataré el tema de determinadas propuestas que algunos quieren que se sometan a votación en el punto de “ruegos y preguntas”.  Hay que rechazar la votación de plano, ya que permitirlo sería adoptar acuerdos en contra de Ley, y por ello la importancia de contar siempre con el asesoramiento legal de un Administrador de Fincas colegiado.

Establece el Artículo 13.2 de la Ley de Propiedad Horizontal que el presidente será nombrado entre los propietarios, mediante elección o, subsidiariamente, mediante turno rotatorio o sorteo. El nombramiento será obligatorio si bien el propietario designado podrá solicitar su relevo al juez dentro del mes siguiente a su nombramiento, invocando las razones que le asistan para ello.

Señala el apartado 7 del expresado artículo que el nombrado presidente ocupará el cargo durante un año salvo que en los estatutos de la comunidad se dispongan lo contrario, y no cabe, por tanto, la figura de la dimisión, pues la potestad para remover los cargos antes de la espiración del plazo establecido, queda reservado, de manera exclusiva, a la junta de propietarios, en reunión convocada al efecto.

La junta convocada al efecto, decidirá, en su caso, la continuidad del presidente, y este deberá cumplir con el mandato hasta finalizar el plazo previsto, que normalmente es al año de su nombramiento, debiendo de actuar mientras tanto con diligencia normalmente exigible, pues es responsable ante el resto de los propietarios.

La junta también puede decidir en esa reunión extraordinaria el cese voluntario del presidente, invocando los motivos que lo justifiquen y los propietarios por mayoría así lo podrán acordar.

La mayoría de la jurisprudencia y su doctrina se han pronunciado al respecto, al dejar claro que el nombramiento es obligatorio para el propietario elegido, el cual no podrá exonerarse de forma unilateral o voluntaria, sino que deberá convocar una junta para la elección de nuevo propietario o bien acudir al juzgado, dentro del plazo de un mes y exponer las razones que causen eximirse de esta responsabilidad. El juez, a través del procedimiento establecido  resolverá de plano lo procedente, designando en la misma resolución al propietario que hubiera de sustituir, en su caso, al presidente en el cargo hasta que se proceda a nueva designación en el plazo que se determine en la resolución judicial.

En definitiva, la ley no contempla la figura de la dimisión, debiendo el presidente elegido cumplir con el mandato con diligencia exigible, hasta tanto no sea oportunamente relevado, bien por junta extraordinaria o por resolución judicial.

Al objeto de dar a conocer las funciones propias del cargo y facilitar la labor durante el tiempo que dure el cargo de presidente, establece la Ley de Propiedad Horizontal las siguientes obligaciones:

1.- Requerir a quien realice las actividades prohibidas, la inmediata cesación de las mismas, bajo apercibimiento de iniciar las acciones judiciales procedentes.

2.- Previa autorización de la Junta de propietarios, entablar contra el infractor la acción de cesación.

3.- Dar el visto bueno a las certificaciones sobre el estado de deudas para el procedimiento judicial contra los deudores.

4.- Dar el visto bueno a las comunicaciones colocadas en el tablón de avisos de la comunidad.

5.- Ostentar legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de el en todos los asuntos que le afecten.

6.- Convocar la Junta de propietarios.

7.- Incluir en el Orden del Día de la siguiente junta que se celebre, cualquier tema de interés general para la comunidad solicitado por cualquier propietario.

8.- Cerrar el acta con su firma.

9.- Ejecutar los acuerdos adoptados por la Junta.