Con respecto a las reuniones, la Ley establece que tiene que celebrarse una junta anual ordinaria para aprobar los presupuestos, cuentas, nombramiento de cargos, y en las demás ocasiones, siempre que lo estime oportuno el presidente o lo solicite el 25% de los propietarios. La citación a la junta ordinaria se hará cuando menos con seis días de antelación, y para las extraordinarias con el tiempo que sea posible para que pueda llegar a conocimiento de todos los interesados. Se hará constar los temas a tratar, la fecha, lugar de la reunión, hora en primera y segunda convocatoria, y una relación de los propietarios deudores privados de voto.

Lo ideal es que asistieran todos los propietarios, pero en la práctica asisten solo unos pocos, o los de siempre, y siendo la mayoría de los acuerdos actos de administración, el acuerdo es adoptado por la mayoría de los asistentes que a su vez representen la mayoría de cuotas de participación en segunda convocatoria.

Los acuerdos adoptados en las juntas se reflejarán en un libro de actas debidamente diligenciado por el Registro de la Propiedad. El libro es el único documento obligatorio de una comunidad, del que tiene la custodia el Secretario-Administrador a disposición de cualquier propietario para su consulta. Las actas deben estar firmadas por el presidente y secretario y remitirse a los propietarios.

Entre la documentación, aunque no tiene carácter de obligatorio, estará el título constitutivo y los estatutos que son los documentos que resuelven muchos problemas. El título es una escritura global de todo el edificio, donde constan todas las propiedades y sus respectivas cuotas de participación, y en caso de no poseerse, se puede solicitar una copia del Notario ante quien se hizo o en el  Registro Notarial, y en su defecto, copia de la inscripción en el Registro de la Propiedad al que corresponda la finca.

En el título puede contener normas de participación en los gastos, exenciones en su caso, formas de reparto del gasto de conservación (coeficiente o partes iguales).
Los estatutos también son básicos porque regulan aspectos importantes de la comunidad, también pueden disponer el sistema de  reparto del gasto, de administración o el mantenimiento del edificio, incluso pueden recoger determinadas normas prohibitivas para las fincas.

Según dispone en el artículo 9.1.h) de la Ley de Propiedad Horizontal, es obligación de cada propietario el ‘Comunicar a quien ejerza las funciones de secretario, el domicilio en España a efectos de citaciones y notificaciones comunitarias’.

La comunicación podrá hacerla el propietario por cualquier medio que permita tener constancia de la recepción por el secretario. En defecto de esta comunicación se tendrá por domicilio para citaciones y notificaciones el de la propiedad que forma parte de la comunidad, surtiendo plenos efecto jurídicos las entregadas al ocupante del mismo”.

En caso de que la comunidad no pueda realizar una citación al propietario por estar en paradero desconocido o sea devuelta la carta, la citación o notificación se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación en el tablón de anuncios o en lugar visible de uso general habilitado al efecto, debiéndose cumplir los requisitos formales de: Diligencia expresiva de la fecha, motivos por los que se procede a esta forma de comunicación, firma del secretario y visto bueno del presidente. La notificación así practicada producirá plenos efectos jurídicos en el plazo de tres días naturales, teniéndose en cuenta que en caso de citaciones a Juntas ordinarias o extraordinarias, además deberá cumplir los plazos previos de citación, acumulados a los de publicación.

El Artículo 9.1.i) de la Ley de Propiedad Horizontal, señala entre las obligaciones de los propietarios el comunicar a quien ejerza las funciones de secretario, el cambio de titularidad de la propiedad, pudiéndose hacer por cualquier medio que permita tener constancia.

El incumplimiento de esta norma puede tener consecuencias económicas, ya que el propietario sigue respondiendo de las deudas con la comunidad devengadas con posterioridad a la transmisión no comunicada. Esta responsabilidad es solidaria con el nuevo titular, es decir, que la comunidad puede dirigir para el cobro de las deudas, tanto al antiguo como al nuevo propietario, sin perjuicio del derecho que asiste a aquél para después repetir sobre éste.

El Artículo 9.1.e, dispone que el adquirente de una vivienda o local, responde con el propio inmueble adquirido de las cantidades adeudadas a la comunidad para el sostenimiento de los gastos generales por los anteriores titulares hasta el límite de los que resulten imputables a la parte vencida de la anualidad en curso y los tres años anteriores.

De lo anteriormente expuesto y disponerlo así la Ley de Propiedad Horizontal, es recomendable exigir al transmitente que aporte certificado sobre el estado de deudas con la comunidad coincidente con su declaración, sin la cual no podrá autorizarse el otorgamiento de la escritura, salvo que fuese expresamente exonerado de esta obligación por el adquirente y consecuentemente se estará reconociendo las deudas comunitarias que tendrá que hacerse cargo el adquirente.