Los presidentes de los Tribunales Superiores de Justicia de España han hecho pública las conclusiones de sus reuniones de trabajo llevadas a cabo en los tres últimos días en Murcia y Cartagena, que han tenido la Nueva Oficina Judicial (NOJ) como epicentro.

Los presidentes de los Tribunales Superiores de Justicia de Andalucía,  Castilla-León, Aragón, Principado de Asturias, Islas Baleares, Cantabria, Castilla-La Mancha, Cataluña, Galicia, La Rioja, Madrid, Murcia, Navarra, País Vasco y Valencia, tras la reunión celebrada en Murcia y Cartagena, del 18 de octubre al 20 de octubre de 2010, debatidas las ponencias sobre la implantación de la Oficina Judicial, concretadas en Nueva Oficina Judicial (NOJ).

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Un primer balance sobre la arquitectura procesal, organizativa y espacial que implica la NOJ. El artículo 165 de la Ley Orgánica del Poder Judicial”; “Funciones y competencias de las Salas de Gobierno en materia de Oficina Judicial. Estado actual de la normativa y propuestas de reforma”. “El papel del presidente del Tribunal Superior de Justicia en la organización de la NOJ. Coordinación con las Secretarias de Gobierno. Especial incidencia de la NOJ", han acordado, por unanimidad, las siguientes conclusiones:

1. La jurisdicción se ejerce a través del proceso, que solo puede avanzar en la Oficina Judicial, por medio de la actuación del secretario judicial y del trabajo que realiza el personal al servicio de la Administración de Justicia. Sin la posibilidad de control del proceso y la supervisión de la oficina que lo tramita no es posible cumplir el mandato constitucional de juzgar y hacer ejecutar lo juzgado.

2. La Oficina Judicial es la organización de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales (art. 435 LOPJ). Consiguientemente, el funcionamiento de esta oficina no debe quedar totalmente al margen y fuera del control de los órganos de gobierno del poder judicial.

3. Ante las reformas introducidas en las leyes orgánicas y procesales, resulta necesario deslindar las competencias y responsabilidades del poder judicial, de los cuerpos de secretarios judiciales y de las administraciones públicas competentes en la prestación de medios al servicio de la Administración de Justicia.

4. Respecto a la situación del juzgado o tribunal, la responsabilidad de los jueces y magistrados ha de contraerse a aquellas funciones que les son propias: el dictado, en tiempo y forma, de las providencias, autos y sentencias; la dirección de las vistas, audiencias y juicios; y otros actos jurisdiccionales. Les corresponde también en materia de ejecución dictar las resoluciones judiciales para hacer ejecutar lo juzgado, y que incluyen órdenes de actuación dirigidas a funcionarios o a otros servicios públicos.

5. Es tarea ineludible de todos los Poderes y Administraciones Públicas concernidas la de explicar a los ciudadanos esta pluralidad de competencias, a fin de que la opinión pública se configure teniendo una información veraz sobre las distintas responsabilidades implicadas en el funcionamiento de la compleja organización de la Administración de Justicia.

6. Corresponde al CGPJ ejercer con eficacia y determinación la coordinación entre las diversas instituciones y cuerpos de funcionarios implicados en la gestión, sin la cual la Administración de Justicia puede llegar a ser ingobernable.

7. Dada la insuficiencia e indefinición de la actual regulación del artículo 165 de la LOPJ, los presidentes de los Tribunales Superiores abogan por su interpretación sistemática, toda vez que el mismo coadyuva de forma instrumental al  ejercicio por parte de  jueces y magistrados de la función que constitucionalmente tienen atribuida en exclusiva que es  la de juzgar y hacer ejecutar lo juzgado, siquiera sea  para advertir a quien proceda, llegado el caso, de las disfunciones observadas en las oficinas judiciales.

8. Se impone, por tanto, el  desarrollo reglamentario de las posibilidades que otorga el artículo 165 LOPJ, que permita ganar seguridad jurídica en el ejercicio por los jueces y magistrados de esta potestad e interpretar los tipos previstos para la  responsabilidad disciplinaria de los jueces y magistrados (singularmente art. 417,9 y 418,11 LOPJ) en tanto no sean modificados para acomodarlos a las nuevas competencias procesales de los secretarios judiciales.

En este sentido, el Título V del Reglamento 1/2000 de Órganos de Gobierno de Tribunales, podría desarrollarse, o completarse, con una regulación cuyas líneas generales serían las siguientes:
a) Distinción entre dirección de los asuntos encomendados a juzgados y tribunales y superior inspección de los mismos.
b) Alcance de una y otra, y forma de ejercicio que deberá articularse sobre las siguientes bases:
- Que la dirección de los asuntos competa al juez o tribunal a partir de la dación de cuenta, sin perjuicio de su capacidad para impartir instrucciones generales sobre prioridades de tramitación, estableciendo  los mecanismos de control correspondientes.  
- Configuración de la superior inspección como una potestad del titular del órgano, que permita al juez adquirir información sobre el estado o situación procesal de cualquier asunto o de todos ellos, con independencia del servicio en el que se encuentre. Para ello resulta imprescindible un sistema informático adecuado en el que la información sobre el estado o situación de los asuntos pueda extraerse del sistema al que el juez debe tener completo acceso.
- Adopción de las medidas correspondientes, sean de carácter procesal (si conforme a las leyes de procedimiento están atribuidas al juez) o bien a través de la denuncia a los órganos gubernativos (Órganos de gobierno del Poder judicial, Secretarios de Gobierno, Administración con competencias en medios personales y materiales) competentes para que corrijan las disfunciones observadas
c) Establecimiento de un deber de colaboración de todo el personal de la oficina judicial en relación con el ejercicio de estas potestades.

9. En un sistema organizativo de tribunales de instancia la diversidad de regimenes competenciales  entre Órganos de gobierno del Poder judicial, secretarios judiciales, y administraciones con competencias en medios materiales y personales y, en la medida que todos ellos convergen al servicio de la actividad jurisdiccional quedaría mejor integrada   bajo la dirección jerarquizada de una presidencia. Esta presidencia de tribunal de instancia podría a la vez, supervisar las oficinas comunes de tramitación en lo relativo a su funcionamiento y eficacia e impartir  a la oficina judicial criterios comunes de tramitación procesal.

10. Es urgente que el CGPJ, en el ejercicio de su potestad reglamentaria, refuerce el papel de las salas de Gobierno y de los presidentes de Tribunales Superiores de Justicia, que deben desempeñar un papel protagonista de primer orden en este proceso de cambio.

11. Las Salas de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia han de ser un importante instrumento de coordinación en relación con el funcionamiento de la oficina judicial, especialmente los servicios comunes procesales. Sin embargo, resultaría conveniente establecer otros instrumentos complementarios de coordinación.

12. Constatada la existencia de una anomalía o la concurrencia de un conflicto en el funcionamiento de un servicio común procesal que pueda perturbar el ejercicio de la función jurisdiccional, debe existir un mecanismo que permita la resolución ágil del problema.
Para ello, en primer lugar, toda comunicación al presidente del TSJ o al Secretario de Gobierno sobre una discrepancia entre un juez o magistrado y un secretario Judicial debería canalizarse del mismo modo, evitando la incoación de expedientes diferentes.
En segundo término, el estudio de la controversia y la propuesta de la resolución oportuna deberían realizarse con la mayor premura, con el fin de evitar la paralización de procedimientos o la prolongación de disfunciones en el órgano judicial afectado. Podría ser útil la constitución de una comisión específica de la que formara parte el Secretario de Gobierno del TSJ, para  consensuar la decisión adecuada o someter a la Sala de Gobierno las alternativas de solución posibles.

13. En el procedimiento de elaboración de los diferentes protocolos de actuación, la Sala de Gobierno debe tener la competencia para emitir, antes de su aprobación definitiva, informe preceptivo y vinculante acerca de su contenido.
Las circulares e instrucciones emanadas del Secretario de Gobierno y de los Secretarios Coordinadores Provinciales, deberán, en todo caso, ser puestas en conocimiento de la Sala de Gobierno, en cuanto pudieran afectar al funcionamiento de la oficina judicial.  

14. Debe potenciarse la participación de los órganos de gobierno del poder judicial en las cuestiones concernientes a la nueva Oficina judicial a través de la comisión mixta prevista en el artículo 17 del Reglamento de Órganos de Gobierno de Tribunales  constituyéndolas ineludiblemente en aquellos territorios donde todavía no lo están.

15. En el aspecto organizativo y material reiteramos la necesidad de constitución de los gabinetes de apoyo a los Presidentes de los Tribunales Superiores de Justicia bajo su directa dependencia y con autonomía respecto de la Secretaría Gubernativa respectiva, siendo imprescindible la dotación de letrados del Consejo General del Poder Judicial designados a propuesta del presidente.

16. En materia de inspección debería establecerse, a comienzo de cada año, un plan de inspecciones coordinado, a fin de evitar una dispersión de esfuerzos inspectores y multiplicación de trabajos preparatorios. Este plan comprendería las visitas del Servicio de Inspección del Consejo General del Poder Judicial, las que realiza el Presidente del Tribunal Superior de Justicia, y las que compete realizar a los Secretarios de Gobierno, respecto a los “servicios que sean responsabilidad de los secretarios judiciales de su respectivo ámbito competencial”.
Sería deseable una fuente de información digitalizada, que pueda ser compartida, así como la protocolización de los métodos, sistemas y fórmulas para desarrollar conjuntamente el análisis requerido por la función inspectora, sin perjuicio de la diferente proyección que el diagnóstico y/o la decisión demanden para cada ámbito de actuación, especialmente en materia de responsabilidad.

17. La exigencia de hacer alarde de la situación del Tribunal, al cesar en el destino un juez o magistrado o presidente, responde a una necesidad organizativa y de control del trabajo realizado y de la pendencia, al tiempo del relevo, mostrando al nuevo titular la situación, a fin de que éste adopte las prevenciones necesarias para la actualización del trabajo.

Teniendo en cuenta  las reformas operadas en las leyes procesales, deben introducirse las modificaciones pertinentes para que el alarde recoja:
1) si el trámite de que el proceso pende compete al juez o presidente, al secretario o a un servicio común
2) si, aun siendo competencia del magistrado, éste ha realizado lo pertinente, minutando el contenido de la resolución, y no se ha documentado por causas imputables a la oficina judicial.

A la vista de un alarde, el presidente del Tribunal Superior de Justicia ha de valorar la suficiencia de la tarea que se viene realizando en el juzgado o tribunal del que era titular el juez o magistrado cesante. Asimismo, en su caso, debe proponer la adopción de medidas correctoras de las deficiencias observadas, que serán de muy distinta naturaleza, según se trate de disfunciones atribuibles al juez, al secretario judicial o a la organización de la oficina judicial.